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Optimiere die Zustellbarkeit Deiner E-Mails

Wir versenden Deine E-Mails über Amazons Simple Email Service (SES) in der EU. Hier steht, warum wir für den Versand (noch) Amazon nutzen:

❓Warum verschicken wir E-Mails (noch) über Amazon AWS?

Damit wir Deine E-Mails möglichst gut zustellen können, müsstest Du ein paar technische Einstellungen in Deiner E-Mail Domain vornehmen. Wenn Du Mails z.B. von name@beispiel.ch verschickst, ist beispiel.ch Deine E-Mail-Domain.

Mit diesen technischen Einstellungen können die Mailserver der Empfänger Deiner E-Mails überprüfen, dass eine E-Mail wirklich von Dir stammt und wir in Deinem Namen E-Mails versenden dürfen.

Wenn Du diese Einstellungen nicht machst, dürften Deine E-Mails bei den meisten Empfängern dennoch ankommen – jedoch nicht bei allen. Und es kann sein, dass einige E-Mail-Programme Deine E-Mails mit dem Hinweis «gesendet via amazonses.com» versehen. Dieser Hinweis verschwindet, sobald Du die «DKIM-Einträge» vorgenommen hast.

Wir empfehlen Dir also unbedingt, die folgenden Empfehlungen umzusetzen:

DKIM-Einträge

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DKIM steht für «DomainKeys». DomainKeys basiert auf asymmetrischer Verschlüsselung. Die E-Mail wird mit einer Digitalen Signatur versehen, die der empfangende Server anhand des öffentlichen Schlüssels, der im Domain Name System (DNS) der Domäne verfügbar ist, verifizieren kann. Schlägt dies fehl, hat der empfangende Server oder das empfangende Anwendungsprogramm die Möglichkeit, die E-Mail zu verweigern oder auszusortieren.

a) Erhalte Deine spezifischen DKIM-Einträge von uns

Um DKIM für Deine E-Mails zu aktivieren, müsstest Du drei Einträge zu Deinem DNS hinzufügen. Die Einträge sind spezifisch für Deine Domain.

Wenn Du noch keine DKIM-Einträge von uns erhalten hast, kontaktiere uns bitte. Dann senden wir sie Dir gerne zu.

Deine DKIM-Einträge sehen zum Beispiel so aus:

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b) Erstelle die Einträge im DNS Deiner Domain

Gehe bitte in die DNS-Verwaltung Deiner Domain.

Beim Provider Metanet ist das z.B. hier in den Einstellungen der Domain:

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Die Darstellung ist bei jedem Provider unterschiedlich. Wenn Du die DNS-Einstellungen für Deine Domain nicht finden kannst, frage bitte beim Anbieter nach, bei dem Du die Domain registriert hast.

Um die DKIM-Einträge einzurichten, erstelle bitte für jeden der drei Einträge jeweils einen «CNAME»-Eintrag.

Hier zeigen wir Dir, wie Du die Einträge bei verschiedenen Hosting-Anbietern einrichten kannst:

Cloudflare

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Namecheap

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Godaddy

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c) Prüfe, ob die Einträge funktionieren

Es dauert bis zu 24 Stunden, bis neue DNS-Einträge von überall im Internet erreichbar sind. Mit einem kostenlosen Dienst wie DNS Checker kannst Du selber überprüfen, ob die Einrichtung erfolgreich war.

d) Melde Dich bei uns

Wenn die Einträge funktionieren, melde Dich bitte bei uns. Anschliessend können wir die Signierung Deiner E-Mails aktivieren.

SPF-Eintrag

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SPF ist die Abkürzung für «Sender Policy Framework». Damit wird verhindert, dass E-Mails unter Deiner Domain von E-Mail-Servern versendet werden, die nicht von Dir autorisiert sind.

In unserem Fall gibst Du darin an, dass E-Mails unter Deiner Domain mit unserem Mail-Server (Amazon SES) verschickt werden dürfen. Dieser Eintrag sind nicht spezifisch für Deine Domain, sondern für alle unsere Kunden gleich.

a) Erstelle den Eintrag im DNS Deiner Domain

Um ihn einzurichten, erstelle bitte folgenden Eintrag in Deinem DNS:

  • Typ: TXT (nicht SPF, auch wenn das angeboten wird)
  • Name / Host / Domain: Deine Haupt-Domain, etwa example.com (oft musst Du «@» eingeben, um einen Eintrag unter der Haupt-Domain zu erstellen)
  • Text / Wert: v=spf1 include:amazonses.com ~all

Wenn es schon einen TXT-Eintrag gibt, der mit “v=spf1 a mx” beginnt, solltest Du den nicht überschreiben, sondern ergänzen, indem Du “include:amazonses.com” hinzufügst. Das könnte dann so aussehen

"v=spf1 include:existingdomain.com include:amazonses.com ~all"

Beispiel bei Godaddy:

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b) Prüfe, ob der Eintrag funktioniert

Es dauert bis zu 24 Stunden, bis neue DNS-Einträge von überall im Internet erreichbar sind. Mit einem kostenlosen Dienst wie DNS Checker kannst Du selber überprüfen, ob die Einrichtung erfolgreich war.

Wenn der Eintrag in DNS Checker bestätigt ist, ist der SPF automatisch aktiv. Du musst nichts weiter unternehmen.

DMARC-Eintrag

💡
DMARC steht für «Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance» und ergänzt DKIM und SPF. Es legt für eine Absender-Domain fest, wie der Empfänger die Authentifizierung von E-Mails durchführen soll und wie im Falle eines Fehlers zu verfahren ist.

a) Erstelle den Eintrag im DNS Deiner Domain

Mit folgendem Eintrag legen wir fest, dass eine E-Mail zurückgewiesen werden soll, wenn die Überprüfung von DKIM und SPF fehlschlägt:

  • Typ: TXT
  • Name / Host / Subdomain: _dmarc (_dmarc.deinedomain.com)
  • Text / Inhalt / Wert: v=DMARC1; p=none
💡
«v=DMARC1; p=reject; p=none» wäre die beste Einstellung, weil wir damit verhindern, dass jemand mit Deiner Domain als Absender Spam-E-Mails verschickt. Diese E-Mails würden dann von den meisten Mailservern abgewiesen.

Du müsstest dann allerdings sicherstellen, dass alle Mails in Deinem Unternehmen von Diensten verschickt werden, die korrekte DKIM- und SPF-Einträge haben. Ansonsten werden einige Deiner eigenen E-Mails nicht mehr zugestellt werden können. Setze diesen Wert also nur auf “reject”, wenn Du ganz sicher bist, was Du da machst.

Bei Metanet sieht die Einrichtung eines DMARC-Eintrages z.B. so aus:

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b) Prüfe, ob der Eintrag funktioniert

Es dauert bis zu 24 Stunden, bis neue DNS-Einträge von überall im Internet erreichbar sind. Mit einem kostenlosen Dienst wie DNS Checker kannst Du selber überprüfen, ob die Einrichtung erfolgreich war.

Wenn der Eintrag in DNS Checker bestätigt ist, ist der DMARC automatisch aktiv. Du musst nichts weiter unternehmen.

Benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain

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Wenn eine E-Mail verschickt wird, hat sie zwei Adressen, die ihre Herkunft angeben:
  • «From»: das ist die Absender-Adresse, die dem Empfänger der Nachricht angezeigt wird. (Deine E-Mail-Adresse)
  • «MAIL FROM»: diese Adresse gibt dem E-Mail-Server des Empfängers an, woher die Nachricht stammt

Die Adresse MAIL FROM wird manchmal auch als envelope sender, envelope from, bounce address oder Return Path bezeichnet. Mailserver verwenden die MAIL FROM-Adresse, um Bounce-Nachrichten und andere Fehlerbenachrichtigungen zurückzusenden. Die MAIL FROM-Adresse ist für den Empfänger normalerweise nur sichtbar, wenn er den Quellcode der Nachricht anschaut.

Standardmässig ist der MAIL FROM unserer E-Mails die Domain amazonses.com. Du kannst jedoch auch eine benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain verwenden. Das kann Dir eine kleine Verbesserung der Zustellbarkeit Deiner E-Mails bringen. Dazu gehe bitte so vor:

a) Entscheide, wie Deine benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain heissen soll

Eine benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain sollte eine Subdomain der Domain sein, von der Du Deine E-Mails verschickst. Wenn Du also E-Mails als name@beispiel.ch verschickst, sollte Deine MAIL-FROM-Domain eine Subdomain von beispiel.ch sein – z.B.

  • mail.beispiel.ch
  • mail-friendly.beispiel.ch
  • etc.

Am Ende ist egal, wie genau die Subdomain lautet – Hauptsache, sie ist eine Subdomain der Absende-Domain und wird noch nicht anderweitig verwendet.

⚠️
Falls Du bereits eine benutzerdefinierte Domain für das Hosting von Friendly Automate verwendest, nimm bitte eine andere Subdomain für die benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain. Aus technischen Gründen darf es nicht dieselbe Domain sein.

b) Erstelle einen MX-Eintrag im DNS Deiner Domain

Gehe bitte in die DNS-Verwaltung Deiner Domain und erstelle dort einen «MX»-Eintrag für die gewünschte benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain.

  • Name: das ist Deine gewünschte Subdomain. Wenn Du z.B. mail.beispiel.ch verwenden möchtest, gib hier «mail» ein
  • Typ: MX
  • Wert: feedback-smtp.eu-west-1.amazonses.com
  • Priorität: 10

Bei Cloudflare sähe das etwa so aus:

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c) Erstelle einen TXT-Eintrag im DNS Deiner Domain

Als nächstes müsstest Du einen TXT-Eintrag für die gleiche Subdomain erstellen.

  • Name: das ist Deine gewünschte Subdomain. Wenn Du z.B. mail.beispiel.ch verwenden möchtest, gib hier «mail» ein
  • Typ: TXT
  • Text / Inhalt / Wert: v=spf1 include:amazonses.com ~all

Bei Cloudflare sähe das etwa so aus:

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c) Prüfe, ob die MX- und TXT-Einträge funktionieren

Es dauert bis zu 24 Stunden, bis neue DNS-Einträge von überall im Internet erreichbar sind. Mit einem kostenlosen Dienst wie DNS Checker kannst Du selber überprüfen, ob die Einrichtung erfolgreich war.

d) Melde Dich bei uns

Wenn die Einträge funktionieren, melde Dich bitte bei uns. Anschliessend können wir den Versand über die benutzerdefinierte MAIL-FROM-Domain freischalten.

Hast du noch Fragen? Gerne helfen wir Dir per 📧 E-Mail, ☎️ Telefon und 👩‍💻 Videoanrufen.

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