- Nutzer verwalten
- Rollen verwalten
- Rechte für einzelne Elemente statt für ganze Inhalts-Kategorien festlegen
In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du Nutzer verwalten und über sogenannte Rollen eine abgestufte Rechteverwaltung einrichten kannst.
Nutzer verwalten
Um neue Nutzer hinzuzufügen oder vorhandene Nutzer zu ändern, klicke bitte oben rechts auf das Zahnrad und wähle den Bereich «User» in den Einstellungen aus:
Mit Klick auf «Neu» kannst Du einen neuen User erstellen:
Nach dem Klick auf einen bestehenden Nutzer kannst Du seine Rolle (seine Rechte) verändern…
… ihm oder ihr ein neues Passwort zuweisen (solltest Du die entsprechenden Rechte dafür haben)…
… oder den User temporär deaktivieren:
Rollen verwalten
Mit Rollen kannst Du detailliert festlegen, auf welche Bereiche von Friendly Automate ein User Zugriff haben soll und was genau sie oder er dort machen darf. Klicke dafür ebenfalls auf das Zahnrad oben rechts und wähle dann den Punkt «Rollen» aus:
Standardmässig gibt es nur eine Rolle: «Administrator». Diese Rolle darf alles.
Wenn eine Nutzerin z.B. nur Zugriff auf E-Mails, nicht aber auf die Kontakte haben soll, kannst Du eine Rolle dafür anlegen. Klicke dafür auf «Neu»:
Gib der neuen Rolle einen möglichst aussagekräftigen Namen und optional eine Beschreibung:
Klicke nun auf «Berechtigungen» und dann auf «Berechtigungen für E-Mails». Gib der Person dort die gewünschten Rechte. Um z.B. alle E-Mails sehen, aber nur die eigenen E-Mails ändern und löschen zu dürfen, wähle die folgenden Einstellungen:
«Kategorien» sind Überbegriffe (z.B. Newsletter, Sonderangebote, Kunden-Infos etc.) denen eine E-Mail zugewiesen werden kann. In diesem Fall erlauben wir der Nutzerin, diese Kategorien komplett bearbeiten zu können.
Wenn Du fertig bist, speichere die neue Rolle:
Nun kannst Du die Rolle einem User zuweisen:
Rechte für einzelne Elemente statt für ganze Inhalts-Kategorien festlegen
Standardmässig kannst Du über die Rollen festlegen, dass jemand bestimmte Rechte (z.B. lesen, schreiben, löschen) für alle Elemente einer bestimmten Kategorie (z.B. alle Kontakte, E-Mails, Landing Pages) bekommt.
Du kannst allerdings nicht festlegen, dass jemand bestimmte Rechte nur für einzelne Elemente bekommt – z.B. lediglich für bestimmte Kontakte oder bestimmte E-Mails.
Im Moment kannst Du das nur über einen Workaround realisieren.
Angenommen, Du verwaltest drei unterschiedliche Projekte oder Unternehmenseinheiten in Deiner Instanz von Friendly Automate. Wir nennen sie «Projekt A», «Projekt B» und «Projekt C».
Wenn ein Nutzer nur Elemente sehen soll, die zu Projekt A gehören, können wir dies über die Unterscheidung in der Rollenverwaltung zwischen «eigenen» und «anderen» Elementen umsetzen.
Wir erstellen dafür z.B. einen Nutzer mit dem Namen «Projekt A». Diesem Nutzer weisen wir alle Kontakte und Unternehmen, die zu diesem Projekt gehören, als «Inhaber» zu:
Nun erstellen wir eine angepasste Rolle für diesen Nutzer. Wenn der Nutzer z.B. alle Kontakte, und E-Mails von Projekt A (also seine «eigenen») sehen und bearbeiten (sowie neue erstellen) können soll, wählen wir diese Einstellungen:
Weise abschliessend die erstellte Rolle für Projekt A dem Nutzer für Projekt A zu. Nun kann Nutzer A alle «eigenen» Kontakte und E-Mails sehen und bearbeiten – sprich, die von Projekt A. Auf alle anderen Kontakte und E-Mails kann der Nutzer nicht zugreifen.
Uns ist bewusst, dass diese Lösung nicht die eleganteste ist. Sie hat unter anderem den Nachteil, dass es für jedes Projekt nur einen einzigen Nutzer geben kann, dessen Passwort geteilt werden muss. Wenn mehrere Personen denselben Nutzer-Login verwenden, siehst Du zudem nicht, welche dieser Personen eine bestimmte Änderung gemacht hat.
Es ist allerdings die beste Lösung für diesen Anwendungsfall, die es momentan gibt.
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