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Importiere bestehende Kontakte

Wenn du bereits über Lead-Kontakte verfügst, wird einer deiner ersten Schritte in Friendly Automate sein, diese Kontakte zu importieren. In diesem Tutorial lernst du:

  • wie du deine Kontaktliste für den Import vorbereitest
  • wie du Friendly Automate auf den Import vorbereitest
  • und wie du den Kontaktimport durchführst.
Inhaltsverzeichnis

Die Kontaktliste für den Import vorbereiten

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Du kannst deine Kontaktliste grundsätzlich problemlos so importieren, wie sie ist, zum Beispiel aus Excel. Einige Felder müssen jedoch bestimmte Formate aufweisen, damit Friendly Automate sie richtig erkennt. Die problematischen Felder sind hier rot markiert:

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  • Zeitzone: Muss im Format [Continent]/[City] und auf englisch sein, zum Beispiel "Europe/Zurich" für die Schweiz. Das Format "GMT+1" funktioniert nicht.
  • Land: Muss auf englisch sein, zum Beispiel "Germany".
  • Bevorzugte Sprache: Muss als Kürzel von zwei Kleinbuchstaben angegeben werden, zum Beispiel "de" für deutsch. Hier ist es zwar möglich, ein lokales Idiom anzugeben, zum Beispiel "de_CH" für das Schweizer Idiom. Das ist aber aus praktischen Gründen nicht empfehlenswert.
  • 💡
    Warum? Du sendest zum Beispiel später einen Newsletter in zwei Sprachversionen, etwa auf deutsch (de) und englisch (en), und stellst englisch als Standard ein. Eine Person, die "de_CH" als Sprachpräferenz hat, wird dann automatisch den englischen Newsletter bekommen, da es den Newsletter nicht in der bevorzugten Sprachvariante gibt.
  • Datum und Zeit: Muss im Format "JJJJ-MM-TT hh:mm:ss" angegeben werden.
  • 💡
    Wenn deine Daten ein anderes Format aufweisen, kannst du in Excel die ganze Spalte automatisch umwandeln, indem du beim Zellenformat "Benutzerdefiniert" auswählst und dann "JJJJ-MM-TT hh:mm:ss" eingibst.
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  • Boolean (ja/nein): Jedes Feld, dem eine Ja-oder-nein-Frage zugrunde liegt, kann nur mit den Werten "1" oder "0" gefüllt sein.
  • Mehrfachauswahl: In jedem Feld, in dem eine Mehrfachauswahl aus verschiedenen Optionen möglich ist, müssen die Optionen mit einem senkrechten Strich getrennt sein (ohne Leerzeichen!).
  • 💡
    Dies ist ein Beispiel für ein benutzerdefiniertes Feld. Im nächsten Kapiel lernst du, wie du diese in Friendly Automate vor dem Import anlegst.

Überprüfe diese Daten und passe sie an, bevor du weiterfährst.

Zuletzt speicherst du deine Kontaktliste im CSV-Format.

Friendly Automate auf den Import vorbereiten

Die meisten Felder, die du in deiner Kontaktliste verwendest, sind in Friendly Automate bereits vorgegeben, wie Vorname und Nachname, Adresse und Telefonnummer, und so weiter. Mit einiger Wahrscheinlichkeit verwendest du in deiner Kontaktliste aber auch einige benutzerdefinierte Felder, die du spezifisch für dein Unternehmen benötigst.

Du solltest jetzt in Friendly Automate überprüfen, welche Felder es bereits gibt, und hast die Möglichkeit, neue Felder anzulegen. Dazu klickst du in Friendly Automate auf das Zahnrad oben rechts:

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Dann wählst du "Benutzerdefinierte Felder". Du siehst jetzt alle Felder, die es in Friendly Automate bereits gibt.

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Vergleiche die Felder mit deiner Kontaktliste und finde heraus, welche Felder du neu anlegen musst. Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld benötigst, klicke oben rechts auf "+ Neu".

Jetzt kannst du folgende Werte einstellen:

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  • Label: Benenne hier dein Feld (Anzeigename).
  • Alias: Das ist der Feldname im Hintergrund. Du kannst dieses Feld freilassen, dann wird der Alias automatisch generiert. Ein Alias kann keine Umlaute oder Leerzeichen beinhalten.
  • Objekt: Kontakt oder Unternehmen. In der Regel wählst du hier "Kontakt".
  • Gruppe: Entscheide hier, in welcher Anzeigegruppe das Feld erscheinen soll.
  • Datentyp: Die meisten Datentypen sind selbsterklärend. Gerade benutzerdefinierte Felder benötigen aber oft einen besonderen Datentyp. Die wichtigsten erkläre ich dir im folgenden anhand von drei Beispielen.
  • Standardwert: Hier kannst du angeben, ob ein bestimmter Wert voreingestellt werden soll, wenn das Feld bei neuen Kontakten leer ist.

Zum Schluss klickst du auf "Sichern & Schließen", um das Feld zu speichern.

Beispiel Ebook Reader: Feld mit Datentyp "Boolean"

Nehmen wir an, ich richte Friendly Automate für eine Online-Buchhandlung ein und ich möchte speichern, ob meine Kundinnen unseren Ebook Reader haben oder nicht. Für Ja-oder-nein-Fragen verwende ich den Datentyp "Boolean". Die Boolean Labels werden automatisch generiert, ich kann aber den Anzeigetext ("Ja" und "Nein") auch anpassen. In der Kontaktliste müssen für Boolean-Felder immer die Werte "0" oder "1" stehen (!).

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Beispiel Kinderliteratur: Feld mit Datentyp "Auswählen"

Jetzt möchte ich zum Beispiel erfassen, ob meine Kunden Interesse daran haben, Bücher für Kinder zu kaufen. Dafür wähle ich als Datentyp "Auswählen". Unter "Optionen" kann ich jetzt beliebig viele Werte hinzufügen. Im linken Feld gebe ich jeweils den Anzeigetext ein und rechts den Feldtext, wie er in meiner Kontaktliste eingetragen ist (!). Unter "Standardwert" kann ich angeben, ob eine bestimmte Präferenz voreingestellt werden soll, wenn das Feld bei neuen Kontakten leer ist.

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Beispiel Genres: Feld mit Datentyp "Auswahl – mehrere"

Ich benötige für die Buchhandlung noch ein Feld für die Genres, für die sich meine Kundinnen interessieren. Es soll eine Mehrfachauswahl möglich sein. Als Datentyp wähle ich "Auswahl – mehrere". Unter "Optionen" kann ich wieder beliebig viele Werte hinzufügen. Im linken Feld gebe ich den Anzeigetext ein und rechts den Feldtext, wie er in meiner Kontaktliste eingetragen ist (!). In der Kontaktliste müssen mehrere Optionen mit einem senkrechten Strich getrennt sein (siehe Beispiele oben). Als "Standardwert" wähle ich natürlich "Krimis" aus. 😉

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Übersicht aller Datentypen

Hier findest Du alle verfügbaren Datentypen als einfache Übersicht:

Name
Beschreibung
Beispiel mit richtiger Formatierung
Text
Einzeiliger Text
Textbereich
Mehrzeiliger Text
Nummer
Zahlen mit frei definierbaren Nachkommastellen, Rundung kann eingestellt werden
E-Mail
E-Mail-Adressen
Telefon
Telefonnummern
URL
Links
Auswahl- mehrere
Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten, mehre davon können selektiert werden
Auswählen
Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten, nur eine davon kann selektiert werden
Boolean
Wahr oder falsch
Ort
Dorf bzw. Stadt
Region
Kantone, Bundesländer, Bundesstaaten
Liste - Land
Länder (Schweiz, Deutschland etc.)
Datum
Ein Datum
2021-12-17
Datum/Uhrzeit
Ein Datum mit Uhrzeit
Lookup (aktuell buggy)
Ein Suchfeld, über welches vordefinierte Werte gefunden und ausgewählt werden können
Zeit
Eine Uhrzeit
Zeitzone
Eine Zeitzone

Wenn du alle benutzerdefinierten Felder erstellt hast, ist Friendly Automate auf den Import vorbereitet.

Den Kontaktimport durchführen

Jetzt kannst du deine vorbereitete Kontaktliste importieren. Klicke dazu in Friendly Automate links auf "Kontakte (Leads)", dann oben rechts auf den Pfeil und dann auf "Import".

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Wähle jetzt die CSV-Datei aus.

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Achtung! Klicke noch nicht auf "Upload", bevor du die unteren Parameter überprüft hast.
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Bei den unteren Parametern kannst du fast alles so eingestellt lassen, wie es ist. "Limit" bedeutet nur, wie viele Kontakte jeweils in einem Batch hochgeladen werden. Es werden in jedem Fall alle Kontakte importiert. Du kannst also den Wert bei "100" belassen.

Wichtig ist das Trennzeichen: In deiner CSV-Datei sind die Werte entweder mit Komma oder Semikolon getrennt. Du kannst die CSV-Datei mit einem einfachen Text-Editor öffnen, um das zu überprüfen. In meiner Beispieldatei sind die Werte mit Semikolon getrennt:

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Wenn du das richtige Trennzeichen eingegeben hast, kannst du auf "Upload" klicken. Jetzt siehst du folgende Optionen:

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  • Kontakt-Inhaber: Hier kannst du die Kontaktliste einer bestimmten Mitarbeiterin in deinem Unternehmen zuordnen. (Das geht an dieser Stelle nur für die gesamte Kontaktliste.) Du kannst die Option auch leer lassen.
  • Kontakt-Segment: Dieses Feld solltest du leer lassen. (Warum? Sprich mit uns.)
  • Tags: Du kannst der gesamten Kontaktliste einen oder mehrere Tags zuordnen. Ein Anwendungsbeispiel wäre, dass du festhalten möchtest, woher du diese neuen Kontakte hast, zum Beispiel "Frankfurter Buchmesse 2021".

Als nächstes ordnest du die Felder deiner Kontaktliste den Feldern in Friendly Automate zu. Dieser Schritt ist für den erfolgreichen Import sehr wichtig. Wenn du an dieser Stelle feststellst, dass es ein Feld, das du benötigst, in Friendly Automate nicht gibt, brich den Import ab und gehe nochmals zurück zum Schritt "Friendly Automate auf den Import vorbereiten".

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Wenn du alle Felder zugeordnet hast, kannst du den Import durchführen. Dafür klickst du oben rechts auf "Import nach Browser" (Direktimport, in den meisten Fällen wählst du diese Option) oder "Import im Hintergrund" (langsamer, sinnvoll bei extrem grossen Datenmengen).

Nach dem erfolgreichen Import siehst du eine Bestätigungsmeldung. Du kannst jetzt deinen Import überprüfen, indem du auf "Kontakte anzeigen" (alle Kontakte) oder "Importe anzeigen" (nur neue Kontakte) klickst.

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In der Kontaktliste kannst du jetzt auf einen Kontakt klicken, um die importierten Details zu überprüfen.

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Die Detailangaben zur Person findest du oben links unter "Details".

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Wenn du etwas manuell ändern möchtest, klickst du oben rechts auf "Ändern", oder du kannst den Kontakt dort auch wieder schliessen.

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Damit hast du deine Kontaktliste erfolgreich importiert!

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