In diesem Tutorial lernst du, wie du die Kommunikation rund um dein Webinar (oder jedes andere Event) ganz einfach automatisieren kannst. Damit sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer pünktlich informiert und personalisiert begleitet werden.
Wenn du die Kampagne einmal aufgesetzt hast, kannst du sie für jedes neue Event einfach wiederverwenden, indem du sie duplizierst und dann die Daten und Informationen an das neue Event anpasst.
Mit diesen fünf Schritten erstellst du deine Kampagne:
- 1. Plane deine Kampagne
- 2. Erstelle ein Anmeldeformular
- 3. Erstelle eine Landingpage
- 4. Erstelle die Emails
- 5. Erstelle die Kampagne
1. Plane deine Kampagne
Überlege dir zuerst, was du wann kommunizieren möchtest. Deine Webinar-Kommunikation kann zum Beispiel folgende Emails beinhalten:
- 1. Email: Anmeldebestätigung
- 2. Email: Erinnerung
- 3. Email: Danke und Follow-up
Die Teilnehmerin meldet sich über ein Formular für das Event an und bekommt per Email direkt eine Bestätigung (Email 1).
Einen Tag vor dem Event bekommt die Teilnehmerin eine Erinnerung für das Event mit den letzten wichtigen Infos, zum Beispiel dem Zugangslink (Email 2).
Einen Tag nach dem Event bekommt die Teilnehmerin eine Follow-up-Email: Wenn sie teilgenommen hat, schickst du ein Dankeschön (Email 3a). Wenn sie verhindert war, kannst du zum Beispiel den Link zur Video-Aufzeichnung des Events schicken (Email 3b).
Diese einfache Struktur kannst du natürlich beliebig erweitern! Die Schritte zum Einrichten der Kampagne sind immer dieselben, aber um dieses Tutorial einfach zu halten, beschränken wir uns auf die essenziellsten Emails. Zusätzliche Emails könnten sein:
- Mehrere Erinnerungen vor dem Event, z.B. eine Woche vorher, einen Tag vorher und am Tag selber.
- Mehrere Follow-ups nach dem Event, z.B. eine Danke-Email kurz nach dem Event, die Video-Aufzeichnung des Events einige Tage später, und danach Infos zu zukünftigen Veranstaltungen.
Es kann auch hilfreich sein, dir eine schematische Darstellung deiner Kampagne aufzuzeichnen. Das könnte zum Beispiel so aussehen:
2. Erstelle ein Anmeldeformular
Richte also zuerst das Anmeldeformular ein. Um ein neues Formular zu erstellen, klicke in Friendly Automate links auf «Komponenten» und dann «Formulare». Dann klicke oben rechts auf «Neu»:
Wähle ein «Neues Einzelformular». Gib dann einen Namen, eine Absende-Aktion (am einfachsten ist ein Text) und den Bestätigungstext ein, zum Beispiel «Danke für die Anmeldung!». Du kannst das Formular oben rechts jederzeit speichern.
Wechsle dann in den Reiter «Felder» und wähle «Ein neues Feld hinzufügen».
Erstelle ein Formular zum Beispiel mit Feldern für den Vor- und Nachnamen und die Emailadresse. Achte darauf, dass du die Formularfelder in der Kontaktkarte speicherst (Reiter «Kontakt-Feld»).
So könnte dein Formular jetzt aussehen:
Damit ist dein Formular bereits funktionsfähig. Wir empfehlen dir, aus datenschutzrechtlichen Gründen noch eine Checkbox für die Datenschutzerklärung hinzuzufügen.
Erstelle dafür ein neues Feld «Checkbox-Gruppe»:
Nenne das Feld «Datenschutzerklärung» und wähle «Label anzeigen: Nein».
Klicke dann auf den Reiter «Eigenschaften» und auf «Einen Wert hinzufügen»:
In das Feld «Label» gibst du zum Beispiel folgenden Text ein. Wir haben einen Link zu unserer Datenschutzerklärung eingefügt – du kannst hier den entsprechenden Link aus deiner Firma einsetzen:
Ich habe die <a href="https://friendly.ch/de/datenschutz">Datenschutzerklärung</a> zur Kenntnis genommen.
Das Feld «Wert» enthält den internen Namen der Option. Nenne sie zum Beispiel «datenschutz».
Klicke jetzt noch auf den Reiter «Validierung» und wähle «Eingabe erforderlich: Ja». Damit legst du fest, dass das Häkchen zur Datenschutzerklärung gesetzt werden muss, um das Formular abzuschicken.
Als Validierungstext kannst du zum Beispiel eingeben:
Bitte bestätige, dass Du die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast.
Klicke dann auf «Hinzufügen», um das Feld zu speichern. Speichere und schliesse dann das Formular. Das ist alles! Wir werden das Formular innerhalb der Webinar-Kampagne abfragen und auswerten.
Wenn du das Formular schon einmal anschauen möchtest, klicke in der Übersicht oben rechts auf den kleinen Pfeil und dann auf Vorschau. Dir wird eine Rohversion des Formulars angezeigt, die auch bereits funktioniert.
3. Erstelle eine Landingpage
Um deinen Webinar-Teilnehmer:innen das Formular anzuzeigen, bindest du es in eine Webseite ein. Wenn du den Formular-Code in deine bestehende Webseite einbauen möchtest, klicke in der Formular-Übersicht in der Box rechts auf «Automatisch» und kopiere dann den Javascript-Code.
Die zweite Möglichkeit ist, dass du in Friendly Automate eine Anmelde-Landingpage erstellst und das Formular dort einbindest. Klicke dafür links auf «Komponenten», dann «Landing Pages», und dann oben rechts auf «Neu». Oder einfacher: Dupliziere eine der bestehenden Vorlagen und passe Inhalt und Design an.
Gib der Landingpage einen passenden Namen und wähle ein Alias. Aus dem Alias wird der Landingpage-Link erstellt. Aktiviere «Veröffentlicht». Klicke dann auf «Builder», um die Landingpage zu bearbeiten:
In diesem Beispiel haben wir eine bestehende Vorlage bearbeitet:
Um das Formular einzufügen, gib einfach {form=N} ein, dabei ist N die ID-Nummer des Formulars. Du findest die ID bei den Formularen in der Spalte ganz rechts:
Speichere und schliesse die Seite. So könnte die fertige Landingpage für dein Webinar aussehen. Sie enthält alle wichtigen Informationen und das Anmeldeformular:
4. Erstelle die Emails
Schreibe dann die Emails, die du mit der Kampagne verschicken möchtest. Um in Friendly Automate eine neue Email zu erstellen, klicke links auf «Channels», dann «E-Mails», und dann oben rechts auf «Neu»:
Jetzt hast du die Auswahl zwischen einer «Vorlagen-Email» und einer «Segment-Email». Um eine Email zu erstellen, die du im Rahmen einer Kampagne verschicken kannst, wählst du die Vorlagen-Email:
Erstelle dann deine Webinar-Emails. Am besten gibst du den Emails aussagekräftige Namen, damit du sie leicht erkennst, z.B. nach dem Schema kampagne_nummer_thema:
So könnten deine Webinar-Emails aussehen:
Email 1: Anmeldebestätigung
Email 2: Finale Infos
Email 3a: Danke für die Teilnahme
Email 3b: Follow-up
Jetzt hast du alle Komponenten, die du für deine Kampagne brauchst. Du kannst jetzt mit der Automatisierung starten!
5. Erstelle die Kampagne
In dieser Darstellung siehst du nochmals, aus welchen Elementen deine Kampagne bestehen wird:
Das Ausfüllen des Anmeldeformulars startet die Kampagne. Die Teilnehmer:innen bekommen dann nacheinander die Emails, die wir zum Teil erst zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken wollen. Ausserdem können wir eine Abfrage einbauen, um zu sehen, wer am Event teilgenommen hat, und daraufhin verschiedene Emails verschicken.
Um eine neue Kampagne zu erstellen, klicke in Friendly Automate links auf «Kampagnen» und dann oben rechts auf «Neu»:
Gib der Kampagne einen Namen, zum Beispiel «Webinar-Kampagne», und starte dann den Kampagnen-Builder:
Zuerst wirst du dazu aufgefordert auszuwählen, was die Kampagne startet: Ein Segment oder ein Formular. Wähle «Kampagnen-Formulare» und dann das Webinar-Anmeldeformular. Klicke Hinzufügen.
Jetzt können wir schon die Emails hinzufügen. Nochmal zur Erinnerung:
- Die 1. Email ist die Anmeldebestätigung. Wir verschicken sie sofort nach der Anmeldung.
- Die 2. Email enthält die finalen Infos vor dem Event. Wir verschicken sie 1 Tag vor dem Event.
- Die 3. Email ist die Danke/Followup-Nachricht. Wir verschicken sie 1 Tag nach dem Event. Ausserdem prüfen wir, ob die angemeldete Person wirklich am Event teilgenommen hat, und versenden die entsprechende Email.
Um die erste Email hinzuzufügen, klicke auf das kleine graue Plus unter dem Startfeld und wähle die «Aktion»:
Wähle «Sende E-Mail». Es öffnet sich ein Popup. Gib dort als Namen z.B. «Email 1: Anmeldebestätigung» ein und wähle weiter unten die erste Webinar-Email aus. Klicke dann auf Hinzufügen.
Damit hast du die erste Email schon eingerichtet. Jede Person, die das Anmeldeformular abschickt, wird sofort eine Anmeldebestätigung zugeschickt bekommen. So sieht deine Mini-Kampagne jetzt aus:
Um die zweite Email hinzuzufügen, klicke auf das kleine graue Plus unter der ersten Email und wähle wieder die «Aktion»:
Wähle «Sende E-Mail». Es öffnet sich ein Popup. Gib dort als Namen z.B. «Email 2: finale Infos» ein und wähle weiter unten die zweite Webinar-Email aus. Zusätzlich planen wir jetzt den Versand zu einem Zeitpunkt in der Zukunft. Wähle die entsprechende Option und dann im Kalender das Datum und die Zeit. In unserem Beispiel findet das Webinar am 23.11. statt und wir senden die Email mit den finalen Infos am 22.11. um 10 Uhr. Möglich wäre natürlich auch, die finale Email am Morgen am Tag des Events zu verschicken.
Klicke wieder auf «Hinzufügen», und damit ist auch die zweite Email eingerichtet.
Für die dritte Email möchten wir zuerst abfragen, ob die Teilnehmerin wirklich am Event teilgenommen hat. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das abzufragen. Wir wählen hier eine der technisch einfachsten Möglichkeiten und gehen davon aus, dass alle diejenigen teilgenommen haben, die auf den Zugangslink in der zweiten Email geklickt haben:
Klar, das ist nicht ganz fehlerfrei, aber dafür ist es einfach umzusetzen. Andere einfache Möglichkeiten wären, die Teilnahme manuell zu prüfen und festzuhalten, oder auf den Teilnahme-Check zu verzichten und allen angemeldeten Personen dieselbe Followup-Email zu schicken.
Um zu prüfen, ob der Teilnehmer den Link geöffnet hat, klicke auf das kleine graue Plus unter der zweiten Email und wähle die «Entscheidung»:
Wähle «Klickt E-Mail». Es öffnet sich ein Popup. Gib als Namen «Hat das Webinar besucht?» ein. Klicke dann auf «Einen Wert hinzufügen» und gib einen String ein, der den Teilnahmelink (gegenüber anderen möglichen Links in der Email) eindeutig identifiziert. Klicke auf «Hinzufügen».
So sollte deine Kampagne bis jetzt aussehen:
Du kannst jetzt je nach Ergebnis der Abfrage eine andere Email versenden. Um die Email nach der erfolgreichen Teilnahme hinzuzufügen, klicke auf das grüne Plus unter dem Abfrage-Feld und wähle die «Aktion»:
Wähle «Sende E-Mail». Es öffnet sich ein Popup. Gib als Namen z.B. «Email 3a: Danke» ein und wähle weiter unten die entsprechende Email aus. Wähle dann, dass die Email «zu einem bestimmten Datum» versendet werden soll und gib als Datum z.B. einen Tag nach dem Event ein. Klicke dann auf «Hinzufügen».
Gehe für die negative Erfüllung der Abfrage genauso vor: Klicke auf das rote Plus unter dem Abfrage-Feld und wähle die «Aktion». Wähle «Sende E-Mail» und fülle das Popup entsprechend aus. So sieht dieser Teil der Kampagne jetzt aus:
Damit hast du die ganze Email-Sequenz hinzugefügt. So sieht deine vollständige Kampagne jetzt aus:
Wie gesagt kannst du die Kampagne beliebig um zusätzliche Emails erweitern.
Speichere zum Schluss die Kampagne und schliesse den Builder. Um die Kampagne live zu schalten, setze einfach den Schalter «Veröffentlicht» auf «Ja».
Und das ist auch schon alles! Wir wünschen dir viel Erfolg mit deiner automatisierten Webinar-Kommunikation.
Hast du noch Fragen? Gerne helfen wir Dir per 📧 E-Mail, ☎️ Telefon und 👩💻 Videoanrufen.
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